בעבר כדי לעשות שיחות ועידה היית צריך להתקשר אחד אחד לאנשים, לקוות שיענו, ולא לשמוע כלום במהלך השיחה. כיום יש פתרונות הרבה יותר טובים. שיחת ועידה בעידן הטכנולוגי הפכה להיות כלי יעיל ופשוט שמאפשר לנהל שיחת ועידה עם אנשים מכל העולם מבלי הרבה התעסקות במחיר שפוי והוגן. חשוב לדעת איך דואגים לשיחה באופן וירטואלי, זאת כדי לאפשר לעסק את השימוש בפלטפורמה.
זימון מהיר לועידה
אתם תוכלו לבחור מראש מי הולך להשתתף בועידה, כל האנשים האלו יקבלו זימון לועידה בקלנדר שלהם כך שלא ישכחו על קיום הועידה. בנוסף. טרם שיחת ועידה תמיד יישלח לאנשים אסאמס שיזכיר להם שבקרוב מתחילה שיחת הועידה ועליהם להיות זמינים
שימוש בלינק
לכל חבר בשיחת הועידה יישלח לינק למחשב בו הוא ישתמש בעת שיחת הועידה. כך יהיה לו קל מאד להיכנס אליה. למשתתפים בטלפון, החיוג יהא אוטומטית כך שכל שיישאר להם לעשות זה לענות לטלפון ולהשתתף בשיחה.
שיתוף מסך
בשיחת הועידה ניתן בעת שמדברים לשתף מסך, כך שאם מישהו מסביר משהו שדורש עזרים ויזואליים אין שום בעיה כלל. כך כל המשתתפים יכולים לעקוב אחר דבריו בצורה ברורה.
הקלטת שיחת הועידה
שיחת ועידה דיגיטלית מאפשרת יתרונות רבים שבעבר לא חלמנו עליהם אפילו. כיום, ניתן להקליט את שיחת הועידה כך שאם פספסתם דבר מה חשוב, תוכלו לחזור אל ההקלטות ולשמוע מחדש את החלק החשוב בשיחת הועידה. הדבר מאפשר הקשבה מלאה במהלך השיחה במקום ניסיונות כושלים לתמלול שיחת הועידה.
חדר ועידה אונליין
במהלך השיחה, נפתח חדר ועידה אונליין, בו ניתן יהיה להתכתב במהלך השיחה. כך אנשים שכתבו משהו יוכלו לשלוח לכל אדם בשיחה. כפי שהסברנו, ניתן לשתף מסך בשיחה. חדר הועידה מאפשר גם לשתף בצים כך שאם מישהו מבקש את המצגת בשיתוף המסך ניתן יהיה לשלוח אותה. אם מישהו מדבר על חשבונות והאחר לא מבין אילו, הוא יכול פשוט לשלוח לו.
אפשרות חדר הועידה מייעלת מאד את השיחה ומקצרת הסברים מיותרים. בנוסף, היא מגשרת על פערי המרחק בין האנשים השונים, זאת כי הדמיית חדר הועידה היא כהדמיית חדר ועידה פרונטלי,א אך עם היתרונות הרבים שמאפשר המרחב הדיגיטלי.
חשיבות האבטחה
כפי שניתן לראות, העידן הטכנולוגי מביא איתו חששות של הדלפת מידע. שיחת ועידה עם חברה טובה, יכולה לאפשר אבטחה מלאה של תוכן השיחה. חשוב לראות עם איזו תוכנת אבטחה עובדת חברת שיחות הועידה כך שתוכלו להרגיש בנוח לדבר חופשי במהלך שיחת הועידה.
לסיכום, שיחת ועידה באופן דיגיטלי מאפשרת להשתמש בפיצ'רים שלא היו בעבר שהופכים את השיחה ליעילה הרבה יותר. שיתוף המסך והקבצים תוך שמיעת השיחה באיכות טובה יכולים לשדרג את הישיבות בעסק בצורה יוצאת דופן.
